远程工作沟通的盲点与5个改善之道

疫情致工作型态变化 如何在远距与混合型态或不同步中保持高度信任?

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(大澳门威尼斯人赌场官网记者文济民编译)三年多来由于全球疫情爆发使得很多人必须采用在家上班的远距工作方式。但是远距工作的模式,同事之间与上下属之间的关系面临一种新的考验,彼此之间的信任变得更加复杂和重要。

由于彼此无法即时闲聊、分享社交活动与眼神交流,在远距工作的环境中要建立和培养信任有其局限性,尤其与主管的沟通更是如此。

尽管工作模式已经发生了巨大改变,许多人转换为远距工作时所经历的信任不足,也会因团队成员仍依赖传统的沟通方式而加剧沟通的障碍。

随着远距工作模式扩展到各种领域,不同的工作特质也跟着出现,许多人试图延续相同的流程、习惯和期望,结果却不尽理想。人们经常发现,团队成员不在同一栋楼甚至不在同一个时区工作,需要更加努力协调才能维持彼此的信任。

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疫情的肆虐使得很多人必须采用在家上班的远距工作方式,使得彼此的信任变得更加复杂和重要。 (Shutterstock)

如果不采用新的方法建立信任,远距工作团队往往会遇到一些不可预期的状况。例如,Slack和电子邮件等传统远距通信工具通常有利于快速讯息交换,但却无法促成更细致的对话。这是因为在同一工作时间内,同处一室的工作团队和远距团队之间往往优先进行快速的同步沟通,而不是需要深思熟虑的非同步协作。

当团队进行远距协作时,若团队成员不在同一时间工作,或是一方无法及时回答关键的问题时,这种运作方式就会变得更加复杂甚至难以为继。而且对话进行时若有团队成员未能上线,或是他们加入对话的时间太晚,沟通也无法进行。

旧的沟通系统要套用在远距工作的环境中,资讯瓶颈只是费力维持组织信任的难处之一。不幸的是,我们也不能忽视非个人因素与不完整的或无益的沟通所带来的心理冲击。资讯瓶颈最终会使团队成员很难相信他们不会被排除在对话和决策之外,即使是无意如此。沟通不顺畅频繁发生不仅是工作流程中断的潜在根源,也是人际关系崩坏的祸因。

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再来就是偏袒与近似于偏见的问题,对于那些在混合型团队中远距工作的人来说,这是一个值得关注的问题。有的人感到与同事脱节,更糟糕的是感觉自己未能参与有意义的对话和决策。不了解决策是如何制定的或是为何制定的原因,抑或未被邀请参与必要的讨论,这通常会导致远距工作同事认为是因为他们与决策者面对面交流的时间不多。即使出于实际原因他们被摒除于专案之外或未得到晋升,也很难不认为是出于偏见的原因。

要发挥远距工作团队的效能就必须陪养高度的信任,尤其是上班重叠时数有限的非同步工作环境。如果比较早几小时下班的人员未能清晰交代工作讯息,就会让接班的人员难以正确解读他要传达的工作讯息。

当团队成员不相信某位同事会及时有效的回应询问或完成专案中属于他的部分时,他们可能会尝试完全绕过该同事。这表示要不是越过他们去询问别人,就是自己承担更多工作,这些都不是健康的反应。

远距工作需采用新的运作方式取代旧的面对面沟通习惯。(Shutterstock)

远距工作环境要保持信任在于有效的沟通,依实际状况采用新设计的运作系统和工作流程去取代一些旧有的面对面沟通习惯。

1. 从速度优先改为沟通品质优先

在发出电子邮件之前多花几秒钟检视内容或者花点时间将讯息做更好的编辑,将可让工作交接得更顺畅、减少瓶颈并提高彼此信任程度。虽然一开始可能需要花更长的时间,但这样做可以大大降低之后发生耽误的可能性,以免付出高昂的代价。

2. 从沟通不足转变为充分沟通

虽然您不会想要让收信者不知所措,远距团队成员若能掌握更多完整的资讯,就能减少对即时交换讯息的依赖。缜密和完整的沟通最终可以减少错误解读和误会的发生,错误解读与误会都会破坏远距工作同事之间的信任。

3. 建立沟通规矩

拟定一份简单的原则做为跟催和后续配合之用,为分享重要信息设立一个最佳的做法,以及为工作交接建立一个双方同意的流程,这些都有助于沟通、建立信任。

4. 提高决策透明度

如果组织领导者和管理者定出明确的期望,并且进度能够得到客观评量,让远距工作成员能对决策提供看法,这样就能大为减少沟通不顺畅的机会,降低带有偏见或敌意的误解。

5. 沟通工具也需适应新的实际状况

虽然Slack、Zoom和电子邮件各有所长,但单位组织应考虑建置专用的平台,以便在远距环境中促进更好的沟通,提高信任度。

我的公司“Bubbles”是众多此类可以协助组织改善远距通讯的工具之一。我们的平台可让使用者发布短的视讯档、语音档或文字讯息,并允许收讯人以他们喜欢的任何媒体进行回复。语音和视讯在播放时会自动产生文字稿,使远距团队成员无需催促或进一步询问即可获得所需的答案。

我们大多数人一生中都在即时和面对面的环境中工作,但我们养成的这些习惯并不利于需要高度信任的远距工作组织。因此调整你的沟通方法和工具,让远距、混合型或在非同步环境中工作的成员维持高度信任是非常重要的。

转载自《企业家》(Entrepreneur)

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原文: 刊登于英文《大澳门威尼斯人赌场官网时报》。

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责任编辑:茉莉

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